Jak zajistit, aby vaše žádost o dotaci získala co nejvyšší počet bodů?

Obsah tohoto článku volně vychází z jedné z lekcí on-line kurzu „Jak na dotace z ESI fondů“. Postřehy zde uvedené se však hodí pro jakékoliv žádosti o grant. Tj. nejen v případě ESIF, ale také při podávání žádostí o dotace na různé nadace, sponzory, kraje, města apod.

Představitelé start-upových podniků jsou na každém semináři vyučováni v dovednosti tzv. „elevator pitch“. Jedná se o schopnost potencionálnímu investorovi v několika větách představit celý mnohdy rozsáhlý projekt a nadchnout ho pro investici do tohoto záměru. Tato dovednost se hodí každému, kdo žádá kdekoliv o finanční prostředky. Pokud nejste schopni v pár větách srozumitelně a přesvědčivě říci o čem váš projekt je a proč by jej měl někdo podpořit, nemáte to moc srovnané a nikdo vám zřejmě nepřispěje. Brilantně vysvětlit podstatu vašeho projektu je ovšem pouze jeden z řady dalších předpokladů pro získání vysokého bodového ohodnocení vašeho projektu v případě evropských strukturálních a investičních fondů.

Potřebnost projektu

V případě ESIF, ale nejen u nich, je zásadní prokázat, že váš projekt je potřebný. To znamená, že řešíte jasně identifikovaný objektivní měřitelný problém a máte dostatečné znalosti a schopnosti k řešení problému přispět. Prakticky ve všech programech je potřebnost projektu kritérium s největší váhou, která tvoří cca 30 % z celkového počtu bodů. Např. v OP Zaměstnanost můžete za potřebnost získat až 35 ze 100 možných bodů.

Hodnotící kritéria OP zaměstnanost

Přitom právě toto kritérium řada žadatelů podceňuje a zůstává pouze o obecných proklamací a frází. V kvalitní žádosti se musíte opřít o „tvrdá“ data získaná buď z veřejně dostupných zdrojů, nebo vlastním průzkumem, u kterého však musíme srozumitelně popsat metodiku. Aby bylo zřejmé, že jste se neptali žen v mateřském centru, zda považují za důležité, aby bylo ve vašem městě více vyžití pro malé děti a pak v žádosti neuvedli, že 90 % obyvatel města si přeje vybudovat nová dětská hřiště. Někdy se může vyplatit dát podrobnější zprávu o výzkumu či tabulky a grafy s daty do přílohy žádosti neboť ve vlastním formuláři žádosti ISKP+ máte velmi omezený vyjadřovací prostor a tabulky ani obrázky tam vložit nemůžete.

U podnikatelských projektů dokládáte podnikatelský plán, kde potřebnost uvádíte v kapitole věnované analýze trhu a částečně též v marketingové analýze. U investičních projektů zpravidla přikládáte studii proveditelnosti, kde se též podrobně věnujete potřebnosti realizace daného projektu. Měli byste zde uvést i tzv. nulovou variantu, tj. co se bude dít, když se projekt realizovat nebude a zpravidla se uvádí i několik alternativních řešení. Pokud vám vyjde, že při nulové variantě se prakticky nic tak hrozného nestane, zvažte, zda má skutečně smysl vaši žádost o dotaci podávat. Stejně tak pokud se ukáže, že nějaké alternativní řešení je levnější, rychlejší při dosažení obdobných výsledků, proč neupravit váš projekt do této alternativní varianty?

Setrvávat na svém původním záměru, pokud mi analýzy prokáží, že není potřebný, nebo je jiné řešení efektivnější, si v reálném světě dovolí jen marnotratník. Žel, u projektů, kde jde o veřejné zdroje, to je poměrně častý jev a z důvodu vlastního ega, politického rozhodnutí a podobných obskurních důvodů se naprosto zbytečně utrácejí peníze, které před tím byly poměrně pracně od občanů EU vybrány.

Účelnost projektu

Na potřebnost velmi úzce navazuje účelnost projektu. Tj. jestli váš projekt skutečně vede k naplnění popsané potřeby. Opět je třeba být maximálně konkrétní a prokázat jasnou souvislost mezi aktivitami vašeho projektu a naplněním potřeb vybraných cílových skupin. Pokud se to hodí, nebojte se do přílohy připojit schéma, graf, ze kterého bude tato příčinná souvislost na první pohled zřejmá. Marketingová analýza a studie proveditelnosti jsou prostor pro podrobnější vysvětlení účelnosti vašeho projektu. Váha je opět cca třetina. Vidíte tak, že potřebnost a účelnost projektu zpravidla tvoří kolem 60 % z celkového hodnocení žádosti a rozhodně se vyplatí této části vaší žádosti věnovat nejvíce času. Zpravidla je to skutečně ta nejnáročnější část žádosti, ve které musíte komunikovat s velkou řadou subjektů a velmi usilovně shánět potřebná data.

Hodnotící kritéria IROP – SC 2.2 Sociální podnikání – ukázka

Efektivnost a hospodárnost projektu

Další důležitou hodnocenou oblastí je efektivnost a hospodárnost projektu. Zde se hodnotitelé zaměřují na rozpočet vašeho projektu, a abyste získali maximální počet bodů, musíte každou položku velmi detailně rozklíčovat, aby hodnotitel pochopil, za co chcete peníze utratit. To je trochu nebezpečná a dvojsečná zbraň, protože po schválení žádosti se pak pro vás sestavený rozpočet stane závazným a provádění větších změn je administrativně a časově poměrně náročné. Je tak potřeba najít určité optimum, aby byl rozpočet dostatečně podrobný, ale příliš vám nesvazoval ruce, neboť realita je vždy jiná, než i sebelepší plánovač očekává.

U stavebních projektů dokládáte rozpočet stavebních prací ve standardizovaném tvaru ÚRS. Pokud v době podání žádosti takový rozpočet nemáte, doložte něco, co se tomu maximálně blíží, ale počítejte, že přijdete o nějaké body. Zvláště u těchto podrobných položkových rozpočtů je důležité, abyste na nic nezapomněli, protože po schválení žádosti do projektu již žádnou položku, byť by tam věcně mohla a měla být, nevložíte a vše navíc hradíte ze 100 % z vlastních zdrojů.

Proto se u rozpočtů vyplatí nechat je konzultovat ve větším týmu osob různých profesí, které nějak s projektem souvisí. Každý tam obvykle najde nějakou položku, která tam za jeho oblast chybí. Sebelepší projektový manažer či šéf firmy nemůže obsáhnout vše, a pokud rozpočet připravuje pouze jedna osoba, při nejhorším pouze externí poradenská firma, tak se zpravidla na něco zásadního zapomene a zbytečně se tak realizace projektu příjemci podpory následně prodražuje.

Proveditelnost projektu

Další hodnocenou oblastí projektu je jeho proveditelnost. Zde je celková váha „pouze“ kolem 15 % a prokazujete zde, že máte schopnosti a kapacity uvedený projekt realizovat. Velkou pozornost je nutné věnovat skladbě realizačního týmu, a to nejen z pohledu počtu osob, ale i z pohledu jednotlivých pracovních úvazků. Naddimenzování i poddimenzování je špatné a budete za to ztrácet body. Ještě složitější je, že na skladbu realizačního týmu neexistuje žádná šablona a management se liší projekt od projektu. Vždy záleží nejen na velikosti a zaměření projektu, ale také na charakteru a množství jeho klíčových aktivit. Zcela jiný tým a způsob komunikace potřebujete u projektu za 500 mil. Kč na stavbu kanalizace v obci a jiný na realizaci několika miliónového projektu na vzdělávání zaměstnanců ve vaší firmě.

A samozřejmě u kvalitního projektu je vše velmi dovedně a logicky provázané, k čemuž velmi dobře poslouží vytvoření tzv. logického rámce projektu, a to i když není daným řídícím orgánem vyžadován. Zjistíte tak, zda vám v projektu nějaké aktivity nepřebývají, nebo naopak nechybí vzhledem k vytčeným cílům a zda vaše projektové cíle skutečně vedou k naplnění účelu projektu.

Vlastní zhodnocení projektu

Jelikož každý řídící orgán zveřejňuje detailní kritéria hodnocení, včetně návodů pro hodnotitele, doporučuji, abyste si vždy poté, co máte komplet žádost hotovou, zkusili dle metodiky řídícího orgánu svou žádost ohodnotit. Možná vás překvapí, jak sami objevíte určitá hluchá místa, nevhodné či chybějící formulace a data. A jelikož při přípravě žádosti už ty, kteří na projektu několik měsíců pracují, přepadá určitá profesní slepota, osvědčilo se mi, dát žádost ohodnotit i někomu, kdo nepatřil k jádru přípravného týmu. Takový člověk zpravidla upozorní na „nedostatky“, které sami nevidíte. Je potřeba nevnímat takovou zpětnou vazbu jako své selhání, ale jako běžný proces, který ke zpracování kvalitní žádosti o dotaci patří. Často se stává, že z důvodu omezeného prostoru v ISKP+ některé pasáže v poslední fázi vyhazujete a neuvědomili jste si, že jste třeba vyhodili větu, která jinde není a bez které najednou čtenář, který nezná projekt tak detailně jak vy, ztratí nit.

Hodnotící kritéria OP PIK – Program Technologie – ukázka

Je třeba počítat s tím, že hodnotitelé vychází pouze z textu žádosti, případně ještě dodaných příloh, a co v těchto materiálech nemáte uvedeno, neberou v potaz. Byť to třeba promyšlené máte. A také je třeba používat jazyk, kterému hodnotitelé rozumí. Je proto dobré mít nastudován odpovídající operační program a používat v samotném textu žádosti podobnou rétoriku.

Závěrem

Samozřejmě těch věcí, na které je třeba při přípravě žádosti dávat pozor, je mnohem více. Např. analýza rizik projektu, správně zvolené indikátory, vhodně nastavený harmonogram, apod. Pro získání vysokého bodového hodnocení žádosti je však nutné věnovat se především výše zmíněným oblastem. A to, že jste získali vysoké bodové ohodnocení, ještě neznamená, že realizace projektu bude hladká a bezproblémová. Ale je to první krok k tomu, abyste se do realizace svého projektu mohli pustit.

Přeji vám hodně zdaru s vašimi projekty a uvítám vaši zpětnou vazbu, připomínky a doplnění k tomuto článku!