Budou informace od úředníků „Easy to read“?

Stalo se vám někdy, že jste při osobním jednání se státními úředníky nebo čtení korespondence od státního orgánu neporozuměli sdělení „na první dobrou“ a museli se složitě doptávat nebo se sami snažit dopátrat po tom, co se vám Česká republika prostřednictvím pověřené osoby pokouší říct? Pokud ano, tak věřme, že to bylo naposled. Návodná metodická pomůcka Ministerstva vnitra „Easy to read“ totiž už přes půldruhého roku nabízí úředníkům veřejné správy doporučení a tipy, jak podávat složité informace jednoduchým způsobem.

„Vyjádřit složitou věc jednoduchým způsobem je umění nikoli potupa“

Úkolem každého úředníka veřejné správy je zpracovávat informace a předávat je dále k dalšímu použití anebo o výsledcích své práce informovat nebo je přímo sdělovat veřejnosti. Na formu zpracování a podávání informací existují různé nároky, ale kvalifikovaný státní zaměstnanec dokáže jakkoli složité komuniké podat srozumitelně. Tím zajistí, že se žádná část obsahu neztratí v nepochopení složitě koncipovaných ústních nebo písemných sdělení. A to ani pro občany se zdravotním postižením či osoby se sníženou schopností porozumění, jako jsou senioři, cizinci nebo mladí lidé, kteří ještě nemají zkušenosti s praktickým jednáním se státním aparátem.

Toho má metodika docílit prostřednictvím srozumitelného a zjednodušeného jazyka.

Srozumitelný jazyk

Hlavní myšlenkou srozumitelného jazyka je čtivost textu i pro laickou veřejnost, tedy osoby, které nejsou odborníky v daném oboru, jehož se sdělení týká. Srozumitelný jazyk je abstraktní pojem, protože co je srozumitelné jednomu, nemusí být srozumitelné druhému. Srozumitelnost tak úředník posuzuje podle konkrétního adresáta s přihlédnutím na jeho vzdělání, profesi apod.

Sdělení ve srozumitelném jazyce musí být smysluplné, jednoznačné, pochopitelné a už po prvním přečtení je nezbytné jeho prostřednictvím sdělit i složité odborné informace.

Zjednodušený jazyk

Zjednodušeným jazykem mají podle nové metodiky psát své depeše úředníci lidem, kteří mají potíže i se čtením srozumitelného textu. Jsou to lidé s mentálním postižením, lidé demencí, cizinci s nižší znalostí češtiny, dyslektici, lidé s ADHD, někteří sociálně vyloučení lidé a další. Jsou to však i osoby, které se staly např. účastníky nehody nebo  se nachází ve vypjaté situaci.

Sdělení ve zjednodušeném jazyce musí být smysluplné, jednoznačné, pochopitelné už po prvním přečtení a je nutné jím sdělit informace, které adresáti potřebují, aby se zorientovali v problematice a věděli, co mají dělat. Není však zapotřebí jeho prostřednictvím vysvětlovat složité odborné informace.

Vybraná pravidla pro tvorbu textů ve srozumitelném jazyce:

• Sdělují se pouze informace, které čtenáři potřebují.
• Podstatné informace se uvádí na začátku, nikdy se nezačíná podružnými. Každý dokument má zhruba 90 sekund nebo 160 znaků na to, aby čtenáře zaujal a adresát z něj pochopil to nejdůležitější. Může jít o shrnutí zprávy, pojmenování povinností či popis toho, co dokument obsahuje. Podstatné informace či shrnutí je vhodné opticky zvýraznit.
• Text se rozděluje na kratší kapitoly, které jsou nadepsané nadpisy. Jednotlivé kapitoly se řadí tak, aby to čtenáři dávalo smysl.
• V textu se používá mluvený jazyk. Úředníci by měli psát tak, jako kdyby tutéž myšlenku měli říci stejnému člověku ústně.
• Absence úřednického žargonu, dvojznačností, výplňových slov a dalších negativních elementů, které by mohly mít za následek nejednoznačnost nebo rozvláčnost textu.
• Krátké odstavce a věty.

Vybraná pravidla pro tvorbu textů ve zjednodušeném jazyce:

Pro tvorbu zjednodušených textů samozřejmě platí to stejné, co pro tvorbu srozumitelných. K tomu je však nutné připojit několik dodatečných pravidel, jejichž prostřednictvím bude komuniké co nejjednodušší:

• Uvádění pouze těch informací, které jsou pro čtenáře nezbytné. U nich musí být vysvětleno, proč je informace důležitá, co vyřízení záležitosti přinese a jaké bude mít nevyřízení záležitosti důsledky.
• Průběžné opakování důležitých informací a jejich shrnutí na konci textu.
• Používání jasných a srozumitelných příkladů.
• Využívání obrázků, infografik, fotografií, ilustrací atd.
• Minimální velikost písma 14.
• Používání jednoduchých, konkrétních a známých slov. Vyvarovat se využívání převzatých slov, zkratek, složitých větných konstrukcí nebo hůře pochopitelných čísel.
• Věty by měly mít nejvíce 15 slov, odstavce 5 vět.
• Podstatné informace se píší každou větou zvlášť na řádek.

Porozumění na trase úředník – občan

Ministerstvo vnitra nabízí úřednické obci metodický návod, jak dosáhnout maximálního porozumění mezi úředníky navzájem, mezi úředníkem a občanem a mezi úředníkem a občanem se zdravotním postižením či sníženou schopností porozumění psanému textu. Zjednodušenými texty se snad úřady konečně přiblíží lidem, kterým byly dosud ukryty v odtažitém úředním žargonu.

A jaké máte zkušenosti s písemnou komunikací se státními orgány vy? Podělte se s námi v komentářích o nejkurióznější slovní obraty, se kterými jste se v úředním styku setkali.