Je nebo není u nás přebujelá byrokracie?

Dnešní příspěvek je taková subjektivní úvaha na téma byrokracie. A předem se omlouvám všem pracovitým poctivým úředníkům, kterých znám poměrně hodně. Tímto postem vás nechci naštvat, ani nějak znevažovat vaši práci. Berte ho, prosím, jako pohled „z druhé strany“. Výkřik od člověka za zrcadlem. 

Byrokracie se valí ze všech stran

Právě jsem dopsal článek do časopisu Obec & finance, kam pravidelně už několik let přispívám na témata strategického plánování obcí, evropských dotací a místních akčních skupin. Příspěvek „Místní akční skupiny pomáhají obcím“ mě tak uchvátil popisem administrativy, která na MAS dopadá, že pak bylo nutné podstatnou část textu smazat. A tak se vypisuji zde 😉 

všude samá byrokracie

Mám za sebou zpracování závěrečné zprávy projektu na sociální podnikání, včetně vyřízení následných připomínek. V těchto dnech také dokončujeme dva roky připravovanou žádost o dotaci do OP TP. Nějak se mi při tom promítlo posledních 15 let a víc jak stovka projektů, na kterých jsem se podílel. Znovu před očima vidím stohy odeslaných zpráv, oprav zpráv a oprav oprav zpráv, stovky hodin vyčerpávající práce a bezesné noci, strávené vyplňováním různých tabulek, zdůvodňováním očividného, přesnou hrou s nepřesnými čísly.  

Kontrola vs. kontrola

Vím, že kde se rozdělují peníze, musí být i kontrola. Ovšem každý dohled a náklady na něj musí být adekvátní sledovanému. Má smysl vynaložit deseti tisíce korun (měřeno objemem času kontrolorů a kontrolovaného) na to, aby se řešily stokorunové nedostatky? Velmi zřídka se u těchto kontrol odhalí zpronevěra nebo vynaložení peněz na jiný účel, který nesouvisí s cílem projektu. Většinou jde o administrativní pochybení. Způsobené přehlédnutím nějakého drobného požadavku, napsaného v jedné větě mezi stovkami stran několika příruček. Ty se navíc za dobu projektu několikrát změnily. Nebo pochopením špatně zformulované věty v pravidlech jiným způsobem, než to chápal ten, kdo ji psal. Pokud by byla přehlednější a méně přísná pravidla, bylo by méně administrativních pochybění. 

Těší mě, že úředníci, se kterým jsem přišel do styku, byli snad až na dvě výjimky vždy velmi milí, ochotní, všemožně se snažili se všemi problémy pomoci. Máme ale kvůli milému a vstřícnému přístupu rezignovat na odmítání nesmyslných činností? 

Proč musí MAS vyplňovat na několik měsíců dopředu, jaký den, kde a v kolik se uskuteční jaká schůzka? Vždyť tyto věci se zpravidla mění a jasno bývá tak týden před setkáním. Chápu, že pro plánování práce se ministerstvu hodí mít tyto tabulky a v nich si pak vyzobávat data a místa, a na měsíc dopředu plánovat služební cesty na kontroly. Možná se některá slabší povaha rozčílí, když se termín týden před akcí o den dva posune z důvodu nečekaných událostí v místě.  

Zamyslel se někdo, kolik času a starostí pracovníkům MAS vyplňování takové „jednoduché“ tabulky zabere? Času, který by mohli věnovat přípravě strategických materiálů, komunikací s lidmi v regionu, vlastnímu vzdělávání, prostě desítkám jiných, mnohem smysluplnějších činností. Vždyť by si stačilo vyžádat zasílání pozvánek na setkání týden před akcí. Zátěž minimální, jen jedna další adresa na seznam pozvaných, a pracovník ministerstva vždy včas relevantní info dostane. Sice menší komfort, pro úředníka, který nemůže plánovat několik měsíců dopředu, ale je tu úředník pro toho, kdo projekt realizuje nebo naopak? Ať si odpověď na tuto otázku uvědomí každý, před vydáním jakéhokoliv nového pravidla, metodického pokynu, aktualizace příručky. 

Změňme přístup k administrativním povinnostem 

Prosím, metodici na ministerstvech, uvědomte si, že pro vás je práce s pravidly, příručkami, tabulkami hlavní náplní. Děláte ji 8 hodin denně. Vím, že někteří i 12 hodin a více, a někdo dokonce i o víkendech. Ovšem ti, pro která příručky vytváříte, fungují kvůli něčemu jinému. Oni dělají business, zaměstnávají obtížně zaměstnatelné osoby, vytvářejí strategické dokumenty, organizují vzdělávací akce atd. Každé nařízení, předpis, aktualizace, které musí číst, nebo na něj dokonce nějak reagovat, zatěžuje a zdržuje od vlastní smysluplné činnosti. 

Odpovědi typu: „Vždyť na tuto práci mají finanční prostředky v projektu.“ „Ať si na to někoho najmou.“ jsou velmi alibistické a arogantní. Proč plýtvat zdroji, které by bylo možné vynaložit smysluplněji? 

Proč řešit umístění loga EU dole nebo nahoře? Proč k prokázání mzdových výdajů nestačí klasické účetní sestavy a výpisy z účtu? Proč je nutné vytvářet a dopočítávat mraky další tabulek? Proč se musí indikátory řešit přes dvě různé absolutně neintuitivní aplikace? Proč nestačí u projektu s cílem zaměstnání lidí ze specifických cílových skupin prokázat, že jsou tyto osoby uspokojivě zaměstnané? To se mimochodem dnes vůbec neřeší. Hlídáme každou korunu, každé písmenko na faktuře, ale jestli lidé na vytvořených místech mají naplněné své potřeby nikoho nezajímá.  

To né!

Zajímají nás čísla v tabulkách, nikoliv jestli projekt zlepšil kvalitu života konkrétních osob, pro které byl určen. Ale abych nekřivdil. Např. u projektu na sociální podnikání podpořené osoby vyplňují evaluační dotazník před vstupem do projektu a po jeho ukončení. To určitou, i když hodně matnou, zpětnou vazbu dá. 

Je zajímavé, že u komunitárních projektů, financovaných přímo z Bruselu, to jednodušeji jde. Nemohu se tak zbavit dojmu, že přebujelá byrokracie, které čelíme, je dílem českých úředníků. Proč není možné stanovit náklady na vytvoření jednoho pracovního místa a pak jen sledovat, jestli bylo opravdu vytvořeno?  

Nacházíme se zhruba v polovině programového období a můžeme tak zhodnocovat dosavadní průběh. Na začátku byla hesla o zjednodušení byrokracie skoro zaklínadlem. Jako člověk, který aktivně prošel všemi programovými obdobími, mohu říci, že i když v některých oblastech k mírné úlevě administrativy opravdu došlo, celkově to žádné terno není. Něco ubylo, ale zase jiné povinnosti přibyly. Určitě to šlo udělat lépe.  

Snižování byrokracie je boj 

Byl jsem u procesu přípravy metodických materiálů pro toto programové období a když pracovní skupina (poradní orgán MMR) navrhla nějaké zjednodušení, z řídících orgánů přišla skoro hysterická reakce, že to přece není možné. A ve finále, s trochou nadsázky, na jedno zjednodušení, přišly jedna až dvě nové povinnosti. 

Nejvíc mě děsí, že kdybych sám byl v pozici úředníka, postupoval bych asi stejně. Vždyť je to tak prosté. Celý den řeším projekty, a tak vymýšlím, co všechno k této práci potřebuji. Co vše mají příjemci dodat, aby se mi kontrola dělala co nejlépe. Byl bych schopen vymyslet tolik „hezkých“ tabulek a přehledů. A to, že někoho zatěžuji vyplňováním těchto materiálů by mi na mysl asi vůbec nepřišlo. Vždyť tabulka byla tak jednoduchá, její vyplnění zabere jen pár desítek minut. Navíc k tabulce náleží velmi podrobný manuál na několik stránek. Tam je vše vysvětlené. A přeci, když někdo chce peníze, musí počítat s nějakým časem na administrativu… 

Zkusme začít pracovat na odbourání tohoto myšlení. Sepišme si, co musíme vykazovat směrem k EK a zrevidujme povinnosti v současné době na příjemce finanční podpory kladené. Kromě tohoto mého výkřiku už jsou nebo brzy budou zpracované evaluační zprávy, které podobné poznatky přinesou podložené statistickými čísly. Nezůstávejme u toho, že všichni děláme maximum pro to, aby bylo byrokracie co nejméně. Učiňme zásadní inovaci a snižme byrokracii pro zbytek tohoto období řádově, nikoliv jen kosmeticky.